Kontorstips

Mötestips • Pappershantering (se även Mejltips)

Effektivare möten

Tycker du att mötena du deltar i tar för lång tid?

Se över syftet med mötet och vad deltagarna vanligtvis ägnar tiden åt. Sitter ni och läser och skriver mejl medan andra pratar?
Se till att ägna tiden åt det som är syftet med mötet.
Är det ett informationsmöte, se till att de som informerar håller det kort och koncist.
Är det ett beslutsmöte, se till att deltagarna har nödvändig information redan innan mötet så att mötestiden ägnas att diskutera de olika alternativen.
Är det ett ledningsgruppsmöte eller styrgruppsmöte? Ägna då tiden åt just det, att styra verksamheten.
Delar ni ut ”action points” till varandra? Är de tydliga, så att ni förstår dem vid uppföljningen nästa möte? Vet alla om vem som är ansvarig och när aktiviteten skall vara klar? Vid uppföljning, fokusera på de resultat som uppnåtts, undvik att ägna tid åt orsakerna till varför det som skulle hända inte hänt. Blir aktiviteterna inte utförda? Låt aktivitetsansvarig berätta, redan på mötet, vilka de första två stegen är.
Har ni provat att hålla mötena stående?

Effektivare pappershantering

Kanske har du provat ett antal olika modeller för hur du kan hantera alla dina papper, och ännu inte hittat en modell som passar dig?

Här kommer ytterligare en modell, den fantastiska 3-månaders-modellen (här illustrerad som den ser ut på skrivbordet):

Månad 1 Spara allt som kommer in under månaden i en hög cirka 50 cm från bordskanten.

Månad 2 Flytta första högen 25 cm närmare bordskanten och påbörja en ny hög där den första var tidigare. Material som plockas ur månad-ett-högen (för läsning, konsultation, etc.) återlägges i månad-två-högen.

Månad 3 Flytta första och andra högarna 25 cm närmare bordskanten och påbörja en ny hög där den andra var tidigare. Material som plockas ur månad-ett- och månad-två-högarna (för läsning, konsultation, etc.) återlägges i månad-tre-högen.

Månad 4 Flytta andra och tredje högarna 25 cm närmare bordskanten, första högen hamnar då utanför bordet och faller tjusigt ned i papperskorgen som i förebyggande syfte placerats vid bordskanten, och påbörja en ny hög där den tredje högen var tidigare. Det som tidigare var månad-tre-högen blir då månad-två-högen och den tidigare månad-två-högen blir månad-ett-högen. Material som plockas ur månad-ett- och månad-två-högarna (för läsning, konsultation, etc.) återlägges i månad-tre-högen.

Och på den vägen går man vidare. Feng Shui-säkrat!

Webbplatsinformation, information om kakor

Sven Wallén • • • Upphovsrättsinformation