Några tips för att hålla ordning
Ha som målsättning att ta i ett papper endast en gång:
- Åtgärda direkt om det är en snabb sak.
- Krävs mer insats, planera in när det skall göras och lägg
pappret på lämpligt ställe.
- Hör det hemma i arkivet, lägg det i facket "För
arkivering", "Administration" el.dyl.
- Om du får något för kännedom, skumma igenom det direkt och
kasta det sedan. Du kan alltid återkomma till den som
haterar ärendet senare, om du vill veta mer.
- Är det ett "bra-att-ha"-papper? Lägg det i
"Bra- att-ha"-brevkorgen.
- Är det något du vill läsa senare? Lägg det i "Att
läsa"-brevkorgen.
- Är det en artikel du vill läsa senare, spara bara artikeln,
släng resten av tidningen.
Alltså, åtgärda direkt eller kasta direkt.
Råder minsta tvekan om huruvida ett papper ska kastas eller inte,
kasta det.
Att arkivera är ett slags åtgärd, men skrivbordet är inte ett
arkiv.
Betrakta papperskorgen som lika viktig som datorn.
Om du kan åtgärda ett papper genom att lösa en uppgift på
några minuter, gör det direkt. Kasta papperet sedan och glöm
ärendet.
Om papperet gäller en uppgift som ska lösas vid en bestämd
tidpunkt längre fram, arkivera det, gör en notering i din
elektroniska dagbok och koppla en signal till noteringen. Glöm
uppgiften sedan. När den blir aktuell får du signalen och kan
hämta papperet i ditt arkiv.
Ditt arkiv kan bestå av pärmar i bokhyllan, mappar i en
skrivbordshurts eller brevfack i ett stängt skåp. Mängden papper,
antalet olika ärenden, deras tidsförhållanden och dina kopplingar
till medarbetare är några faktorer som avgör hur just ditt
personliga arkivsystem bör se ut. Ditt arkiv ska ALDRIG finnas på
skrivbordet.
Prioritera inte uppgifterna efter hur viktiga de är. Prioritera
istället så att de snabbaste uppgifterna går först. Efter en
timme är alla dina småärenden borta och mycket av dagen är kvar för
den stora och viktiga saken.
Gör en lista innan du avlsutar dagen: Vad ska klaras av i morgon?
Stäm av listan på morgonen, efter det du gått igenom dagens post
och mejl.
Ha bara det du arbetar med för stunden på skrivbordet.
En del frågar:
"Om ett rörigt skrivbord betyder ett rörigt huvud, vad
betyder då ett tomt skrivbord?" på vilket man kan svara:
Ett tomt skrivbord betyder:
1. Ordning och reda.
2. Läget under kontroll.
3. Uppgifterna lösta.
|
